Apostillar guarda diferencias importantes frente a la legalización de documentos que se emitan en el extranjero y que se pretende que tengan legalidad en México. A continuación presentamos algunas notas de interés sobre estos conceptos y sus puntos de distinción.
La formalidad de la apostilla constituye una facilidad alternativa ante la legalización respecto a aquellos documentos públicos expedidos en el extranjero, dentro de alguno de los 104 países firmantes de la Convención de la Haya de 1961, mediante la cual se certifica la autenticidad de la firma de la autoridad emisora, así como la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre en el documento contenido.
La legalización, por su lado, es un trámite que se realiza vía diplomática y obligatoriamente requerida en aquellos documentos expedidos en el extranjero, particularmente en países no miembros de la Convención de la Haya, y que para su validez en México requieren de formalidad especial.
La ventaja de la apostilla frente a la legalización es medularmente la reducción de los plazos y costos.
La apostilla consiste en recabar de la autoridad competente que cada país haya designado para expedirlas (en la mayoría de los casos es a través de las Secretarías o Departamentos de Estado) el sello denominado “Apostilla de la Haya” o “Apostille”, misma que se exhibirá anexa al documento principal en un recuadro de papel anexo, o en su caso como un sello o como un adhesivo.
Ahora bien, si bien es cierto la apostilla se realiza en documentos públicos, también puede ser realizado sobre certificaciones oficiales contenidas en documentos privados. Los documentos privados expedidos en el extranjero requieren ser protocolizados en su país de origen por un Fedatario Público a efecto de darle la calidad de documento público, para posteriormente cumplir el requisito de la apostilla, aunado a que una vez que los documentos ingresen a México deben ser a su vez protocolizados por un Notario Público de la elección del interesado, en cualquier Estado de la República Mexicana, para otorgarles plena validez en nuestro país.
Asimismo, el Convenio de la Haya excluye del trámite de la apostilla a aquellos documentos administrativos relacionados directamente con una operación mercantil o aduanera.
Existe una excepción para que los documentos sean totalmente válidos en nuestro país sin requerir apostilla y legalización; esto es, mediante la Fe Pública Consular Mexicana, y es ejercida respecto de aquellos actos y contratos celebrados en el extranjero frente a la autoridad consular Mexicana que deban ser ejecutados en territorio nacional; de esa manera una vez más se reducen los plazos y costos, pues tampoco se requerirá que se protocolicen ante Notario Público para tener plena validez legal en México.
Sin embargo, la Fe Pública Consular Mexicana se encuentra limitada a los siguientes actos:
- Otorgamiento de Poderes,
- Revocación de Poderes,
- Testamento Público abierto,
- Repudio de derechos hereditarios, y
- Convenio en ejercicio de la patria potestad de menores e incapaces.
Aún resulta poco usual que personas físicas y morales residentes en el extranjero realicen los actos antes enunciados ante la Fe Pública de la autoridad consular Mexicana, y siguen acudiendo al trámite de la apostilla o legalización, según se trate el caso del interesado y según se le asesore; podríamos decir que el desconocimiento y nula promoción de la existencia y utilidad legal que tiene la Fe Pública Consular Mexicana ha sido el motivo de su poca práctica.
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Moore Stephens Orozco Medina – Contadores Públicos. 